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newslettersoft - t. 807 502 007

Antxon 4 may. Soporte / Preguntas frecuentes / FAQ

Newslettersoft es una de las mejores aplicaciones que puedes utilizar para gestionar tus campañas de email marketing. Aunque dispone de una API para automatizar procesos uno de sus puntos débiles son las pocas integraciones existentes con otras herramientas. Es en este punto es donde Zapier te puede ayudar.

Zapier es un software que permite conectar distintas aplicaciones para automatizar procesos entre ellas, sin necesidad de escribir ni una solo línea de código.

Para que entendáis mejor todo el potencial de la integración de NewsletterSoft con Zapier, vamos a utilizar un ejemplo. Vamos a ver cómo podemos copiar de forma automática los contactos que se dan de alta en Wufoo en NewsletterSoft. Este mismo procedimiento funciona con las más de 500 aplicaciones que se integran con Zapier, ya sean un CRM, un sistema de landings, Google sheets…

El flujo que vamos a seguir es:

 zapier_workflow.gif

 

Pasos

  • Login en tu cuenta de Zapier
  • Pedir acceso a nuestra aplicación de Zapier llamada “NewsletterSoft”. Esta aplicación funciona bajo invitación, así que debéis contactarnos para activarla.
  • Seleccionar la aplicación que generará los contactos, en nuestro caso un formulario Wufoo.

Newslettersoft, utiliza la dirección de correo como campo obligatorio en el momento de dar de alta un contacto, el resto de campos son optativos. Ten también presente que para los campos personalizados cómo el nombre, apellido, ciudad, teléfono… el tipo de datos entre aplicaciones debe coincidir. Es decir si el campo teléfono lo definimos como un campo numérico en WuFoo también debe ser del mismo tipo en Newslettersoft.

Siguiendo nuestro ejemplo hemos definido los campos:

Nombre: cómo campo de texto

Apellido: cómo campo de texto

Email: cómo campo de texto

wufoo_form.gif

 

Creamos un nuevo “Zap” seleccionando el botón superior “Make Zap!”

 new_zap.gif

Seleccionamos las aplicación que queremos utilizar como fuente de datos. En nuestro caso es Wufoo.

 Select_application_wufoo.gif

Seleccionamos una acción específica que lanza el trigger, en nuestro caso completar el formulario de Wufoo.

 select_trigger_zapier.gif

Debemos conectar la cuenta de Wufoo con Zapier, para este propósito necesitamos las credenciales de acceso. Una vez introducidas realizamos un test para ver si la conexión es satisfactoria.

 wufoo_crdentials.gif

Seleccionamos mediante la lista desplegable nuestro formulario de Wuffo

 select_trigger_zapier.gif

Testamos la correcta configuración del sistema

El siguiente paso es seleccionar la acción que queremos realizar una vez recibamos el contacto de Wufoo. Utilizando el símbolo “+” añadimos la aplicación NewsletterSoft y seguimos el asistente.

 plus_symbol.gif

Debemos introducir nuestras credenciales para conectarnos con NewsletterSoft.

 Interspire_integration_account.gif

Seleccionamos la lista de NewsletterSoft donde queremos almacenar los nuevos contactos. Debemos utilizar la lista desplegable “ListID”. Una vez seleccionada la lista veremos los campos personalizados que debemos relacionar con los campos de Wufoo. En nuestro ejemplo hemos vinculado el campo “Custom field List 1” de Newslettersoft con “Apellido” y “Custom Field List 1.1” con “Nombre”. Acordaros que los campos deben utilizar el mismo tipo.

 zapier_inetration_interfase.gif

Testaremos la conexión y enviaremos datos de test.

 Interspire_test_data.gif

En este punto ya hemos conectado las 2 aplicaciones. Ahora cada vez que se complete el formulario de Wufoo el contactos e copiará de forma automática en NewsletterSoft.

Si queréis conectar un sistema de landings, un CRM, un anuncio de Facebook… debéis seguir estos pasos y la conexión estará activa en pocos minutos. Así de simple ;-)

Tanto Zapier como NewsletterSoft disponen de muchas otras opciones de integración, si tenéis dudas contactarnos y os ayudaremos, y Si utilizáis una aplicación que no está conectada con Zapier, tampoco os preocupéis. La podemos integrar.

Antxon 4 may. Soporte / Preguntas frecuentes / FAQ

En este documento se describe el funcionamiento del proceso de importación de contactos en la plataforma NewsletterSoft, así como los campos que se utilizan para gestionar el estado del contacto.

Campos para la gestión del contacto

Los contactos que se importan en NewsletterSoft utilizan los siguientes campos para ser gestionados:

Marcar como confirmado: Campo desplegable

  • Valores: Confirmado/No Confirmado
  • Utilidad: Saber si la dirección de correo ha sido confirmada mediante doble opt-in. Para importaciones de ficheros el valor por defecto es “Confirmado”

Formato: Campo desplegable

  • Valores: HTML/Texto
  • Utilidad: Saber en qué formato leerá el mail el usuario, si es HTML (permite trazar enlaces e insertar imágenes) o solo en formato texto. Actualmente el único formato que se utiliza es HTML.

Estado: Campo desplegable

  • Valores: Activo/Bajas/Rechazados
  • Utilidad: Nos permite saber el estado del contacto. Si el usuario puede recibir correo está “Activo”. Si no desea recibir correos estará en estado “Bajas”. Si al enviar alguna campaña esta no ha podido ser entregada el estado pasa a “Rechazados”

 edit_contact.gif

 

Correos prohibidos

Como complemento al estado del contacto, existe una lista de “Correos Prohibidos”. Funciona como una lista Robinson, es decir los mails que están en esta lista no reciben ninguna comunicación. Esto evita que de forma no intencionada se reactive un usuario pasándolo de estado “Bajas” a “Activo” aunque haya indicado la voluntad de darse de baja del servicio de newsletters.

Un usuario entra en esta lista por 2 motivos:

-        En algún “feedback-loop” ha marcado los comunicados como spam.

-        Se ha dado de baja del Servicio de newsletter al seleccionar el enlace de baja. En la configuración de Newslettersoft indicamos que las bajas se incluyan en “Correos prohibidos” al seleccionar el checkbox “bajas globales”.

La gestión de los correos “Prohibidos Globales” solo puede ser gestionada por NewsletterSoft.

Como complemento a la lista “Global de Prohibidos” se pueden utilizar listas “Parciales de Prohibidos”. El funcionamiento es igual a la lista “Global de Prohibidos” pero solo aplica a esa única lista. La gestión de estas listas de prohibidos las puede realizar el usuario.

 

ver_lista_emails.gif

Cómo debemos importar los contactos en la plataforma

En esta sección detallaremos como debemos importar los contactos en la plataforma y que opciones podemos encontrar en el proceso.

Si accedemos a la sección “Contactos/Importar Contactos desde Archivo”, debemos seleccionar la lista sobre la que queremos importar los contactos.

En el siguiente paso podemos definir los detalles del proceso de importación.

 

importar_contactos.gif

 

En esta sección nos encontramos con 3 opciones seleccionables mediante un check box:

-        Sobrescribir detalles contacto existente

-        Si, añadir contactos a autorespondedor

-        Si, forzar la importación de contactos aunque existan en prohibidos.

 

Sobre escribir detalles contacto existente

Esta opción permite actualiza el estado de un contacto existente en la BDD, de forma que podemos cambiar:

-        Estado de confirmación: Confirmado/No Confirmado

-        Estado del contacto: Activo, Bajas, Rechazados

-        Campos personalizados: Actualiza el valor de los campos con los valores del fichero CSV.

Si realizamos una importación mediante fichero CSV y el contacto ya existe en NewsletterSoft, pero no seleccionamos sobre escribir los datos, los datos del contacto no se actualizarán.

Forzar importación de contactos aunque existan en prohibidos

Si seleccionamos forzar la importación de contactos aunque existan en prohibidos, si el contacto está en prohibidos y con estado “Baja”. Debemos utilizar el estado “Activo” en el fichero CSV. Al importarlo el contacto, se eliminará de “prohibidos”.

Lo mismo sucede con las bajas. Si queremos importar usuarios dados de baja en un sistema externo y simultáneamente añadirlos a prohibidos. Deberemos habilitar el campo “forzar la importación de contactos aunque existan en prohibidos”

A continuación detallamos los escenarios más habituales que podemos encontrar. Un resume de todas las acciones lo encontraremos en la tabla Excel adjunta.

Posibles escenario de gestión de contactos:

Utilizamos NewsletterSoft para gestionar las bajas (sistema recomendado)

En este caso, NewsletterSoft contiene las bajas reales de las campañas de mailings. Para evitar reactivar contactos, al importar debemos:

No: Sobre escribir datos

No: Forzar prohibidos

Si deseamos registrar las bajas de NewsletterSoft en un sistema externo, tan solo debemos  exportar los contactos con estado bajas e importarlos en el sistema donde queremos registrarlos.

Las bajas se gestionan a un sistema externo a NewsletterSoft

Si: Sobre escribir datos

Si: Forzar prohibidos

Al importar los contactos, debemos indicar el campo “Estado” dentro del fichero CSV. Este campo puede tener los valores Alta/Bajas/Rechazados.

Esta opción solo es viable si el proceso de baja se gestiona de forma íntegra sin utilizar NewsletterSoft.

Las bajas se gestionan de forma conjunta entre NewsletterSoft y un sistema externo

Este es el escenario más complejo que nos podemos encontrar. Para evitar reactivar usuario debemos:

1-     Utilizar el sistema de bajas que proporciona Newslettersoft

2-     Seleccionar que las bajas que se produzcan en NewsletterSoft sean globales

3-     Al importar los contactos en la plataforma estos deben tener un campo estado (activo/bajas/rechazados).

Al importar los contactos debemos:

Si: Sobre escribir datos

No: Forzar prohibidos

Esto añadirá los contactos Nuevos en la plataforma, dará de baja los usuarios que así lo hayan solicitado en el sistema externo y mantendrá en prohibidos los usuarios que se dieron de baja en NewsletterSoft aunque les cambiemos el esto.

Si el sistema externo ha sido actualizado de forma periódica con las bajas de NewsletterSoft, este sistema contiene los datos actuales de los clientes tanto los activos como las bajas.

Al importar los contactos en NewsletterSoft debemos:

Si: Sobre escribir datos

Si: Forzar prohibidos

Esto eliminará de prohibidos los correos que importemos como activos y añadirá a prohibidos los usuarios que han solicitado la baja en un sistema externo.

Recomendamos utilizar este procedimiento solo con los contactos que han solicitado ser reactivados en la plataforma o que deseamos dar de baja. El resto de los contactos deberíamos importarlos sobre escribiendo los datos pero sin formar la inclusión en prohibidos.

Es muy importante poner el estado de los contactos, de lo contrario se importaran todos como activos.

Para evitar tener que sincronizar las bajas de NewsletterSoft con sistemas externos, se dispone de una integración con Zapier para automatizar todo el procedimiento, de forma que podemos garantizar el estado de los contactos en cada momento y evitamos el trabajo manual importación de datos.

 

Resumen proceso importación

Al finalizar el proceso de importación se resume el proceso y como han quedado cada uno de los contactos.

Es importante revisar este resumen ya que da una imagen de como se ha ejecutado el proceso de importación.

 

 resumen_importacion.gif

 

Resumen proceso importación

En la siguiente tabla se detallan los estados que podemos conseguir seleccionando las distintas opciones del proceso de importación.

-        Forzar inserción en prohibidos

-        Sobre escribir datos

Antxon 14 mar. Soporte / Preguntas frecuentes / FAQ

Los contactos de mail pueden tener 2 formato:  HTML o texto.

Los contactos en formato HTML pueden recibir imágenes, enlaces... mientras que los contactos en formato texto solo pueden recibir texto.

Cada vez es menos común que los contactos estén en formato texto. Si aún dispones algún contacto en formato texto y lo quieres convertir a HTML debes:

  • Importar de nuevo los contactos y en el campo formato, seleccionar HTML. Tan solo ten presente que debes seleccionar HTML como formato del contacto. Te recomendamos que leas el artículo "Cómo importar contactos"

convertir_html.png

  • Puedes convertir los contactos  a HTML, seleccionando la lista de contactos y cambiándoles el formato de TEXTO  a HTML. Si son muchos los contactos que debes modificar puedes realizar una acción masiva seleccionando el cambio de formato en la caja de acciones de la izquierda.

convertir_html_II.png

Antxon 10 feb. Soporte / Preguntas frecuentes / FAQ

Para mejorar el sistema de monitorización de las campañas de email marketing, y permitir adoptar nuevos estándares de seguridad, hemos modificado la forma en que autorizas en vuestros DNS el uso de DKIM.

A partir de ahora debéis utilizar

dkim1_newslettersoft._domainkey       CNAME        dkim1_newslettersoft.tudominio.com.marketingdeexperiencias.com.

debes sustituit tudominio.com por el dominio que utilices. Ej: privalia.com

Si accedéis a la herramienta de email marketing desde:

http://www.marketingdeexperiencias.com/nombre_empresa

o

dkim1_newslettersoft._domainkey      CNAME          dkim1_newslettersoft.tudominio.com.irismailingsoft.com.

Si accedéis a la herramienta de email marketing desde:

http://www.irismailingsoft.com/nombre_empresa

 

IMPORTANTE: Este nuevo registro puede convivir con el viejo registro del DKIM, con lo que no es necesario que borres el viejo registro si es que lo instalaste en su dia.

Viejo registros:

newslettersoft._domainkey.dominioclient.com   IN   TXT "v=DKIM1\; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDTFlvt3FDFSPbiDugKRE8xjCVeBT8flIloF7mzOjND1LoJyRkqiA6VcL5ZVk+ZlT2vn+4ntMtGmUFK3SGRgSwTqHv/GgBdQPB5q42IBaX9migw4hwHZPZtyeQeqjA8UuzBzV4kf1dNkiQXwRt9rEV79m9b67jBQQ70kkGq8BJvIwIDAQAB\;"

Antxon 9 de diciembre de 2015 Soporte / Preguntas frecuentes / FAQ

En el nuevo editor "drag&drop" la inserción de los enlaces de baja, versión Web u otros campos personalizados es muy similar al editor clásico. Tan solo debemos seleccionar el bloque de texto.

Una vez dentro del bloque, veremos que en la parte inferior derecha tenemos un botón "Dynamic Contect". Si pulsamos este botón veremos todas las opciones de campos personalizados que dispone de herramienta.

custom_button.png